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Automatisierung

Wann & Wo?

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Dauer des Workshops 3 Tage

Die größten Erfindungen stammen von den faulsten Menschen

Nehmen Sie sich Zeit, Zeit zu sparen


"Dafür haben wir keine Zeit"
"Das lohnt doch den Aufwand nicht"

Diese Aussagen höre ich immer wieder, wenn es um die Automatisierung von Arbeitsabläufen geht.

In jedem Büro fallen Arbeiten an, die immer wiederkehrend die gleichen Aktivitäten verlangen.
Das tägliche Reporting, Arbeitszeiterfassung, Urlaubsplanung und vieles mehr. Immer wieder sitzen Mitarbeiter an ihrem Computer und arbeiten stumpfe Routinen ab, die sich täglich wiederholen.



Warum nicht diese Abläufe automatisieren?

Mit Visual Basic for Applications stellt Microsoft im Office-Paket eine mächtige Waffe gegen den Stumpfsinn bereit. Jede Art von interaktiven Dokumenten, Listen und Auswertungen können erstellt werden und so den Arbeitsalltag entscheidend vereinfachen.

Selbstverständlich kostet die Vorbereitung Zeit. In den meisten Fällen ist diese zusätzlich aufgewendete Zeit aber innerhalb einer erstaunlich kurzen Spanne wieder eingespart.

Zeit sparen

Nehmen wir ein einfaches Fallbeispiel, wie es täglich in hunderten Büros vorkommt:

Ein Mitarbeiter eines Handelsunternehmens bekommt die Verkaufszahlen des Vortages aus drei verschiedenen Filialen per eMail zugesendet. Die Filialen füllen täglich eine Excel-Tabelle mit diesen Daten aus und der Mitarbeiter in der Zentrale kopiert diese Filialdaten in eine vierte Tabelle, die alle Verkaufszahlen aufaddiert.

Für diese Arbeit benötigt er ca. 10 Minuten pro Tag.

Mit einem kleinen Programm, das in Visual Basic for Applications geschrieben wird, können die Werte aus den drei Tabellen der Filialen automatisch ausgelesen und in die Haupttabelle kopiert werden. Der Arbeitsaufwand für den Mitarbeiter reduziert sich auf ca. eine Minute.

Selbst, wenn man für das Erstellen dieses Programms einen ganzen Tag Zeit ansetzt (und das ist schon recht großzügig geschätzt), zeigt sich das Sparpotenzial

Gegenüberstellung manuell - automatisch

Es wird deutlich sichtbar, dass bereits nach knapp über 50 Tagen die anfangs investierte Zeit wieder eingespart ist.